CNJ aprova resolução sobre a Política nacional e define gestão documental e da memória do Judiciário

O Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) deixou de ser uma recomendação para se tornar determinação aos tribunais do país. A resolução foi aprovada por unanimidade na 312ª Sessão Ordinária do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), na terça-feira (23/6). Com a decisão, a memória da Justiça brasileira passa a ter uma política própria de gestão.

A política de gestão documental do Poder Judiciário começou a ser desenhada com a Recomendação nº 37/2011. No final de 2018, logo após a posse do ministro Dias Toffoli como presidente do CNJ, a nova composição do comitê do Proname deu início à discussão da conversão da norma em resolução. Aproximadamente um ano depois, o grupo concluiu os trabalhos com a elaboração do texto aprovado na sessão.

O presidente da Comissão Permanente de Gestão Documental e de Memória do Poder Judiciário, conselheiro Marcos Vinícius Jardim Rodrigues, afirmou que “a aprovação da resolução traduz claro avanço na política de valorização do patrimônio material e imaterial do Poder Judiciário, com importantes repercussões nos procedimentos de gestão documental, com inovações tecnológicas e padronizações visando a melhor preservação da memória do Poder Judiciário”. Ele destacou que o mérito da aprovação da norma se deve à importância que a atual gestão do CNJ dá ao patrimônio cultural do Poder Judiciário brasileiro. “A temática de hoje tem esse caráter ideal e cultural estabelecido pelo ministro Dias Toffoli.”

“Pela primeira vez, foram inseridas expressamente ações e orientações sobre a gestão de memória”, explicou o juiz Carlos Alexandre Böttcher, do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP) e membro do Comitê do Proname. “Isso é algo novo, pois na recomendação o foco principal era a gestão dos documentos. Agora, passamos a nos preocupar também mais efetivamente com a gestão da memória dos tribunais e os documentos de guarda permanente.”

A resolução define a gestão da memória como um conjunto de ações e práticas de preservação, valorização e divulgação da história do Poder Judiciário contida em seus documentos, processos, arquivos, bibliotecas, museus, memoriais, personalidades, objetos e imóveis, abarcando iniciativas direcionadas a pesquisa, conservação, restauração, reserva técnica, comunicação, ação cultural e educativa.

TECNOLOGIA

A inserção da tecnologia digital foi outra novidade trazida pela resolução, que autoriza e estimula a digitalização dos processos, assim como determina aos tribunais a criação de sistemas digitais para gestão documental. Eles devem conter módulos de gestão documental que contemplem, no mínimo, os planos de classificação e tabelas de temporalidades de cada órgão.

A norma define ainda que, para fins de preservação digital, os órgãos do Poder Judiciário adotarão repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo.

PRONAME

A nova resolução ampliou o Comitê do Proname, proporcionando representatividade ainda maior e incentivando o envolvimento da magistratura no Programa. Passaram a compor o grupo, além dos previstos na Recomendação nº 37/2011, mais dois representantes da Justiça Federal e outros dois da Justiça do Trabalho. E cinco juízes de qualquer ramo do Judiciário e que tenham interesse e experiência em gestão documental ou da memória também poderão integrar o Comitê.

O Proname tem como função principal elaborar, atualizar e publicar no portal do CNJ os instrumentos de gestão documental e de gestão da memória, além de encaminhar proposições complementares ao programa e à resolução para apreciação do CNJ.

Os tribunais deverão obrigatoriamente criar Comissões Permanentes de Avaliação Documental (CPAD), que terão de propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente. Além disso, devem orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação e outras atribuições.

PRAZO

Os tribunais tem prazo de 12 meses para elaboração ou adaptação de Programa de Gestão Documental e de Gestão da Memória e aprovação de seus instrumentos, com observância dos princípios e das diretrizes do Proname. Já a Comissão do Programa tem prazo de 180 dias para submeter proposta de minuta dos novos manuais de Gestão Documental e de Gestão da Memória à aprovação da presidência do CNJ.

A aprovação da resolução representa um grande avanço para a memória e a gestão documental do Poder Judiciário, pois confere caráter de determinação aos Tribunais sobre uma matéria que era tratada por meio de Recomendação. A norma vai permitir também a padronização dos procedimentos relativos à gestão documental, o que, sem dúvidas, acarretará inúmeros ganhos, no que se refere à memória do Poder Judiciário, bem como na prestação jurisdicional como um todo.

AÇÕES DO TJMA

O TJMA tem realizado diversas ações de resgate e preservação da memória nos últimos anos, efetivando políticas públicas com o condão de recuperar e promover seus acervos documentais.

Recolheu processos de aproximadamente 50 cidades, cujos fundos representam um precioso acervo das mais antigas comarcas do Estado, entre elas as de São Luís, Caxias, Viana, Icatu, Alcântara, Guimarães e Brejo. Esse acervo tem passado por um criterioso trabalho de identificação e está sendo disponibilizado através da Coleção Pontos de História, que visa a produção de Catálogos e Repertórios de Documentos para fins de consulta. Já foram disponibilizados cinco catálogos, que podem ser consultados no link <https://www.tjma.jus.br/tj/arquivo>.

A série “Testamentos Maranhenses”, por sua vez, visa disponibilizar para consulta pública, a Coleção de Livros de Testamentos do Tribunal de Justiça, que reúne registros datados entre 1746, a 1940, num total de 72 livros. Este fundo documental está entre os mais raros do país, nele sendo possível encontrar, entre outros, o testamento de João Teophilo de Barros (maio de 1754), proprietário da Fazenda Guarapiranga, empreendimento que deu origem à vila de Guimarães. Já foram pulicados quatro volumes, que tem permitido aos pesquisadores e à sociedade o acesso aos registros.

Para a coordenadora da Biblioteca e Arquivo do TJMA, Cíntia Andrade, os documentos do Judiciário são patrimônio público e é dever da Justiça zelar e propiciar acesso a eles, de modo a assegurar o direito à informação garantido pela Constituição Federal.

“Esses registros, materiais ou imateriais, estão repletos de fatos que atingiram e marcaram a sociedade ao longo do tempo, tendo em vista que a Justiça acompanha as transformações políticas, científicas, econômicas, tecnológicas e culturais”, afirma Cíncia Andrade, acrescentando que “a documentação sob a guarda do Poder Judiciário maranhense constitui-se em um significativo registro do processo histórico-social do nosso Estado e do Brasil”.

PROJETOS

No início do Biênio 2020/2022, o desembargador Lourival Serejo, anunciou as ações de sua gestão na área de preservação da memória. São elas:

– Implantação integral do Programa de Gestão Documental da Corte, com o objetivo de garantir a preservação dos acervos documentais e aperfeiçoar o acesso, por meio do Repositório Digital Confiável – RDC-arq;

– Lançamento do PROJETO MEMÓRIA, com a aprovação de um conjunto integrado de ações entre as unidades de memória da Corte, tornando a Gestão da Memória política institucional definitiva;

– Finalização do recolhimento de 15 (quinze) fundos documentais de natureza histórica das comarcas do interior, a exemplo de Pastos Bons e São Bernardo;

– Fortalecimento da estrutura do laboratório de digitalização da Corte, por meio da aquisição de novos equipamentos e insumos;

– Digitalização dos fundos documentais das comarcas de Guimarães, Itapecuru Viana e São Luís, e a disponibilização por meio digital;

– Digitalização do acervo da Biblioteca de Obras Raras;

– Inauguração do MUSEU DO JUDICIÁRIO, importante equipamento cultural que contará a história do Judiciário maranhense, seus personagens e seu papel na construção da sociedade;

– Disponibilização, por meio digital, da Coleção de Livros de Testamentos;

– Publicação dos novos catálogos das Comarcas de Guimarães, São Luís e Itapecuru Mirim;

– Implementação do Programa de História Oral e da Campanha Voluntários da Memória;

– Implementação do Museu Virtual.