Antes do processo de digitalização alcançar as mais diferentes camadas da sociedade, documentos importantes eram cuidadosamente guardados em pastas e gavetas. Mas, ainda assim, estavam expostos às intempéries do tempo. Embora atualmente as mídias físicas tenham se tornado virtuais, também estão à mercê de ações inesperadas, que vão do descuido ao salvar um texto até o “sequestro” de dados por hackers cibernéticos. 

A maneira mais eficiente de proteger os arquivos é via backup. Esse termo, já naturalizado no português, se refere às cópias de segurança que servem para preservar a existência de determinado conteúdo. O procedimento pode ser conduzido a partir de dispositivos físicos como pen drives e HDs externos ou online, onde os materiais ficam guardados na nuvem. 

Formas de fazer as cópias de segurança 

A relevância de um backup, assim como outras medidas preventivas, costuma vir à tona apenas diante de uma eventual necessidade. No entanto, vale lembrar que o perigo de perder os registros existe para todos aqueles que utilizam aparelhos eletrônicos, afinal tanto o software quanto o hardware estão passíveis de estragar, especialmente com o uso contínuo e o passar dos anos. 

Além disso, pela navegação na internet pode-se sofrer ataques por vírus que roubam e excluem dados ou incursões de ransomware, quando um hacker invade o sistema e “sequestra” os documentos via criptografia, liberados mediante resgate. Para blindar informações profissionais e pessoais, é recomendável manter o backup total, com a íntegra preservada e atualizada em servidores online e em discos rígidos e demais hardwares. 

Organizações e empresas, inclusive, são orientadas por políticas internas e, também, nacionais, como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), a manter registros e dados em segurança. Nesses contextos, o vazamento ou a ausência das informações gera danos na reputação e no âmbito financeiro, devido a multas e indenizações.

Proteção contra perdas e danos 

Na história da indústria cinematográfica existe um caso emblemático que comprova o valor de armazenar cópias documentais. A situação aconteceu com a Pixar, no ano de 1998, quando a equipe que trabalhava no filme Toy Story 2 percebeu elementos da animação desaparecendo repentinamente. Na tentativa de solucionar o problema, executaram um comando que deletou quase 90% do longa. 

Foi então que buscaram o backup dos arquivos, a fim de recuperar o trabalho de um ano inteiro, e descobriram que as cópias de segurança não foram executadas em razão da falta de espaço. Felizmente, uma integrante do time havia copiado os arquivos em seu notebook. Foi essa única reprodução que reduziu os prejuízos e salvou o projeto. 

Ainda que o ocorrido com a Pixar reúna uma série de contratempos, serve para mostrar o poder do inesperado. A falta de atenção na manutenção desses registros pode custar horas de trabalho e memórias afetivas. Por essa razão, os smartphones mais recentes chegam às lojas com tecnologias nativas de uso intuitivo de backup automático, como o Samsung Cloud, disponível para quem tem um celular Samsung.