Na próxima semana (17 a 21/2), as serventias do 1º e do 2º Ofício de Pinheiro (90 km da capital) e do Ofício Único de Presidente Sarney (150 km da capital) passarão por inspeção da Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial (COGEX) do Maranhão. A ação consiste em um trabalho de fiscalização e faz parte do calendário anual de acompanhamento dos serviços cartorários, como forma de garantir a conformidade com as normas e o bom atendimento à população.

Os trabalhos a serem realizados nos dois municípios constam na Portaria COGEX nº 8/2025, que define a equipe e a dinâmica de atuação, destacando que o atendimento ao público não sofrerá interrupção. As inspeções constituem a principal atividade de fiscalização dos serviços cartorários, oportunidade em que são verificados e anotados, dentre outros aspectos, a utilização adequada dos sistemas, a governança de dados, estrutura física, atendimento, acessibilidade, conformidade legal dos atos praticados e manutenção do acervo.

Uma novidade, que já vai constar nesta etapa, será a checagem do funcionamento e os atos praticados nas unidades interligadas de registro civil de nascimento, serviço instalado dentro de maternidades para emissão da certidão de nascimento de crianças antes da alta hospitalar. O Maranhão possui 127 unidades interligadas instaladas, estrutura que vem contribuindo para o avanço no combate ao sub-registro civil no Estado, que registrou uma queda de 12,1%, em 2015, para pouco mais de 3%, na última mediação do IBGE, em 2024. Além das unidades de Pinheiro e Presidente Sarney, uma equipe da COGEX também irá a Pedro do Rosário para verificar o funcionamento da unidade instalada no município.

Com o trabalho permanente de fiscalização é possível verificar eventuais irregularidades e inconsistências a serem apuradas, assim como tirar dúvidas e orientar profissionais que trabalham nos cartórios sobre a forma correta de realizar os procedimentos. É possível, ainda, identificar e dar visibilidade para boas práticas desempenhadas pela serventia, a fim de promover o intercâmbio de iniciativas que buscam melhorar a qualidade do serviço oferecido à sociedade.

Ao final dos trabalhos, que serão presididos pelo juiz Bruno Barbosa Pinheiro, é elaborado um relatório que detalha a situação encontrada, destacando aspectos positivos, oportunidades de melhorias e até a necessidade da adoção de alguma medida frente a eventual irregularidade detectada.

Além das inspeções realizadas pela COGEX, todos os cartórios maranhenses passam por fiscalização, pelo menos, uma vez por ano. Em conformidade com o Código de Normas do órgão, as serventias extrajudiciais passam por fiscalização de juízas e juízes corregedores permanentes em cada comarca, além de terem que realizar inspeção extraordinária, no prazo de 10 dias, sempre que assumirem uma unidade jurisdicional com competência para registros públicos.

O cronograma e o calendário anual de inspeções ordinárias para o ano de 2025 consta na Portaria nº 1/2025. Ao todo, o órgão de correção e aperfeiçoamento da atividade extrajudicial maranhense vai inspecionar 72 cartórios em 50 municípios maranhenses. Este ano já foram realizadas inspeções nos cartórios de Carutapera, 1º e 2º Ofício de Imóveis de São Luís e Bacabeira.