Arquivo do Detran-MA recebe reforma estrutural e capacita profissionais para manejo de documentos

O Arquivo do Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão (Detran-MA) está com novas estrutura e organização. Durante os últimos quatro anos, o setor, que é encarregado pelo arquivamento de todos os documentos de veículos e condutores do Maranhão, bem como das áreas de Recursos Humanos, Processos e Contratos do órgão, passou por uma grande transformação, o que incluiu reforma e completa reestruturação. 

O Setor de Arquivo tem como objetivo tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental, guardar, higienizar, conservar o documento com a intenção de torna-lo público, sempre que solicitado. Ele desempenha importante função dentro da organograma organização e de apoio para os demais setores. 

Anteriormente, o local era distribuído em três galpões que, com os passar dos anos e sem a manutenção adequada, se tornou insalubre, com amontoados de documentos e papéis, sem prateleiras suficientes, que sofria com as ações de agentes como chuva, poeira e mofo, o que tornava ineficiente a gestão documental como um todo.

Transformação

O setor do Arquivo começou a ser reestruturado em outubro de 2016, com a  retirada dos documentos do local para a reforma do prédio. Em 2018, já com a parte interna pronta, a Direção do Detran-MA investiu em mão de obra qualificada, oferecendo cursos e treinamentos para servidores, colaboradores e estagiários, além de estabelecer uma nova rotina para os procedimentos internos.

Segundo o Coordenador do Arquivo do Detran-MA, Augusto Santos, o arquivo, além da sua função histórica e documental, é fundamental para a autarquia e para os usuários que desejam realizar a busca por determinado documento. 

“Havia muita desorganização e alguns documentos se deterioram. Com a retirada dos processos para a higienização, reforma estrutural, capacitação dos funcionários e uso da tecnologia, podemos observar a grande mudança que ocorreu”, declarou.

Em 2019, o Arquivo do Detran-MA, teve mais uma etapa de modernização finalizada e, hoje, está em pleno funcionamento, em um ambiente arejado e informatizado, com ar condicionado, sistema de monitoramento, estantes e móveis novos e aplicação da Gestão Documental. Além disso, passou a contar com 10 funcionários especializados, entre servidores, colaboradores e estagiários.

Para a Diretora Geral do Detran-MA, Larissa Abdalla Britto, umas das prioridades do Órgão é melhorar o atendimento ao público e assegurar um ambiente de trabalho confortável e seguro para os servidores. “O antigo espaço não oferecia condições físicas e estruturais para oferecer qualidade na prestação dos nossos serviços. O novo arquivo proporcionará uma melhoria fundamental no dia a dia do Detran-MA, além de salvaguardar a guarda de documentos importantes para os usuários e para a sociedade maranhense como um todo”ressalta.

Augusto Santos explica ainda que os documentos que chegam ao setor, passam pelas etapas de triagem, inventário, digitalização e alguns ficam arquivados na sede do Detran-MA, por um período de seis meses a um ano. Após este prazo, são encaminhados para outro espaço, onde ficam com outros documentos despachados. “Este processo ocorre, devido o grande volume de documentos recebidos da sede, Postos Avançados, unidades dos Vivas e das 15 Ciretrans”, afirmou.

Com essa mudança no setor foi possível fazer a distribuição de funcionalidade entre os servidores e colaboradores, contribuindo para a organização e agilidade nos procedimentos e gerando mais qualidade nos resultados.

O assistente de Trânsito do Detran-MA, Daniel Boás, responsável pela triagem e listagem dos processos falou sobre a importância  do uso da tecnologia no processo de arquivamento.

“Em seis minutos faço a captura de 120 processos, utilizando o código de barras. Isso contribui para a celeridade e dinamismo no serviço, além de diminuir a possibilidade de erros. A segmentação do serviço contribui para a padronização dos procedimentos com qualidade”, destacou.

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