A Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial do Maranhão (COGEX) deu mais um passo importante para aprimorar suas rotinas de trabalho. Em reunião com equipe da Assessoria de Governança e do Núcleo de Gestão de Processos Institucionais (NGPI), que aconteceu nesta terça-feira (25/8), foi apresentado o resultado do trabalho para definição dos fluxos da Coordenadora de Reclamações e Procedimentos Disciplinares, que serviu como unidade piloto para a modelagem do processo de trabalho.

Os mapas e rotinas elaborados são instrumentos de gestão ligados diretamente aos processos de trabalho desenvolvidos por cada unidade. De forma prática, o diagnóstico realizado visa identificar o fluxo, eliminar etapas desnecessárias, aperfeiçoar tarefas e estabelecer procedimentos e prazos, cabendo às responsabilidades à etapa de execução. Todo esse trabalho vai contribuir para o cumprimento do plano de gestão estabelecido para o biênio 2026-2028.

Na avaliação do diretor da Secretaria da COGEX, Hugo Matos, a definição dos fluxos de trabalho é um passo essencial para o aperfeiçoamento da gestão administrativa. Ele acredita que o trabalho vai impactar diretamente na melhoria do trabalho realizado pelo órgão, que atua no acompanhamento, fiscalização e aprimoramento dos serviços cartorários em todo Maranhão.

Ao mapear e padronizar os procedimentos internos, ganhamos em transparência, celeridade e uniformidade na prestação do serviço extrajudicial, o que reflete diretamente no cumprimento da missão institucional da Corregedoria. Nossa expectativa é que essa metodologia, iniciada na Coordenadoria de Reclamações e Processos Disciplinares, seja estendida às demais unidades da COGEX”, disse o diretor.

Vanessa Gomes (esq) apresentou os resultados da modelagem junto à Coordenadoria de Reclamações da COGEX

De acordo com Vanessa Gomes, que é supervisora do Núcleo de Gestão de Processos Institucionais, unidade vinculada à Coordenadoria de Acompanhamento e Controle da Estratégia do Judiciário maranhense, além de apresentar trabalho piloto realizado junto à Coordenadoria de Reclamações, o encontro também teve como finalidade iniciar o diálogo e mapeamento das atividades e fluxos de trabalhos das demais unidades da Corregedoria Extrajudicial.

Nós viemos apresentar para a COGEX o trabalho que foi realizado, que são os modelos ou mapas do trabalho da Coordenadoria de Reclamações e aproveitar para conversar com demais unidades, esclarecer dúvidas e começar o levantamento das rotinas das demais coordenadorias. Com a identificação, vamos mapear e definir os processos de trabalho, para que passem a constar do nosso repositório e integrem a cadeia de valor do Poder Judiciário do Maranhão”, explicou.

A supervisora também destacou que todo trabalho desenvolvido no Núcleo tem a finalidade de aprimorar a execução das atividades e tarefas realizadas pelos órgãos do Poder Judiciário e suas respectivas unidades. Ela disse, ainda, que a modelagem de processos decorre dos objetivos definidos no planejamento estratégico, que, por sua vez, buscam assegurar a prestação dos serviços de forma célere para a sociedade.

Os processos de trabalho existem a partir dos objetivos estratégicos que estão definidos no nosso plano estratégico institucional, então os processos existem para atender aos objetivos estratégicos definidos lá no plano estratégico institucional. É uma via de mão dupla: objetivos estratégicos fomentam processos de trabalho e os processos de trabalho atendem à estratégia e aos objetivos traçados no nosso plano estratégico, visando alcançar a missão institucional, que é promover a efetividade da Justiça, servindo à sociedade na solução de conflitos e fortalecendo o Estado democrático de Direito”, concluiu Vanessa.

Além do diretor, Hugo Matos, participaram do encontro, pela COGEX, o juiz auxiliar Marcelo Moreira; e coordenadoras e coordenadores de setores. Também participaram as servidoras da Assessoria de Governança Priscilla Ribeiro (assessora de Gestão de Riscos) e Natália Albuquerque (assessora de Governança) e do estagiário em Administração do NGPI Gabriel Costa.