Com os trabalhos realizados no Ofício da 3ª Zona de Registro de Imóveis de São Luís, no último dia 30/4, véspera do feriado do Dia do Trabalho, a Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial do Maranhão (COGEX) conclui mais uma etapa do cronograma de inspeções realizadas no mês de abril. Apesar do mês mais curto, em razão dos feriados e pontos facultativos, oito serventias extrajudiciais passaram pela fiscalização e acompanhamento do órgão correcional no mês passado.
 
Com o trabalho permanente de fiscalização realizado pela Corregedoria Extrajudicial é possível verificar eventuais irregularidades e inconsistências a serem apuradas, assim como tirar dúvidas e orientar profissionais que trabalham nos cartórios sobre a forma correta de executar tarefas diárias. É possível, ainda, identificar e dar visibilidade para boas práticas desempenhadas pela serventia, a fim de promover o intercâmbio de iniciativas que buscam melhorar a qualidade do serviço oferecido à sociedade.
 
Na capital maranhense, além da 3ª Zona de Registro de Imóveis, também passou por inspeção o cartório da 4ª Zona de Imóveis. Ainda na Ilha, no mês de abril, os cartórios do 1º e 2º Ofício de Paço do Lumiar e o Ofício Único da Raposa receberam a equipe de fiscalização da COGEX. Já no sul do Maranhão, foram inspecionados os cartórios do 1º e 2º Ofício de Carolina e Ofício Único de Riachão. 
 
Em relação ao Cartório da 3ª Zona de Imóveis, que funciona na Avenida Daniel de La Touche, edifício Mocelin Tower, a avaliação foi positiva, com algumas observações feitas no sentido de aprimorar o serviço em relação a alguns prazos. No geral, a serventia possui uma estrutura ampla e moderna, com espaços pensados nos fluxos de trabalho diários. Segundo a coordenadora de Inspeções da COGEX, Bianca Cunha, a serventia apresenta, pelo menos, três pontos fortes: a gestão de pessoas, a infraestrutura física e tecnológica e a gestão de processos de trabalho. 
 
“Com relação à gestão de pessoas, o cartório oferece um ambiente muito amigável e focado na qualidade de vida. O espaço conta com salas amplas, mobília nova, sala de descanso, sala de estudos e uma cozinha espaçosa conectada ao refeitório. O público também é atendido com conforto e agilidade. Além disso, há práticas inovadoras focadas na Lei Geral de Proteção de Dados e na melhoria contínua dos serviços ofertados, o que pode ser replicado em outras serventias”, disse a coordenadora.
 
No tocante à gestão de pessoas, a registradora Aline Lorrenzzetti, titular do Ofício da 3ª Zona de Imóveis, ressaltou que há um investimento forte na formação de pessoal, no sentido de desenvolver habilidades técnicas e o comprometimento com o trabalho realizado. Ela também destacou o programa Mover, iniciativa que foca no desenvolvimento integral de colaboradoras e colaboradores, com práticas esportivas, de alimentação, de saúde, ambientais, além de ações formativas.
 
“Temos um comprometimento muito grande com nosso público e, para isso, investimos muito em nossos colaboradores e realizamos avaliações periódicas, onde temos a oportunidade de receber avaliação de como estamos trabalhando. Com isso, trabalhamos diariamente para conseguir humanizar cada vez mais o atendimento, compreendendo que por trás de cada protocolo existem vidas, com fatos, episódios e histórias, razão pela qual trabalham na melhoria contínua do serviço”, afirmou.
 
Cuidado com o aperfeiçoamento de rotinas, gestão e estrutura visto, também, na Serventia do Ofício Único de Riachão, que tem como titular o delegatário Felipe José Neto. Em breve, o cartório funcionará em nova sede, que está sendo preparada para atender a população local com mais conforto e qualidade. A nova estrutura conta com espaços mais amplos, estacionamento para os clientes e sala de casamentos.
 
As inspeções constituem a principal atividade de fiscalização dos serviços cartorários e tem a finalidade de assegurar o bom andamento dos serviços extrajudiciais. Seguindo formulário próprio, profissionais da COGEX verificam livros, avaliam atendimento, conferem procedimentos realizados, avaliam a estrutura tecnológica e de segurança de dados, bem como analisam a regularidade dos atos cartorários, que devem ser praticados em conformidade com as normas.
 
Durante os trabalhos, a equipe da COGEX verificou os relatórios das últimas inspeções realizadas em cada uma das serventias, a fim de conferir se as orientações e determinações foram cumpridas. Também foram checados aspectos como estrutura física, uso de sistemas, cumprimento de prazos, virtualização e migração de acervo.
 
Nesta última inspeção de abril, os trabalhos foram conduzidos pela juíza auxiliar Laysa Mendes e pelo juiz auxiliar André Bogéa, que foram acompanhados pelas servidoras Bianca Cunha, Millena Rodrigues, Valéria Rubim, Renata Lobo e Sâmia Rafaela Silva, bem como dos servidores Caíque Andrade e Manoel Ferreira Neto.