No mundo dos negócios, sabemos que tempo é dinheiro, portanto, automatizar os processos operacionais dentro de uma empresa é uma ótima alternativa para que lucros não sejam perdidos.

Imagine os ganhos que você já perdeu ao resolver problemas que poderiam ser evitados ou, como pode acontecer também, processos operacionais que costumam demandar mais tempo para ser realizado, sendo que, há a possibilidade de automatizá-lo e ganhar tempo nas vendas.

Nesse contexto, podemos perceber também que, ao executar aquelas atividades pequenas que realizamos no dia a dia, boa parte delas poderiam ser remanejadas para outras tarefas.

Nessa parte, podemos observar que outras ações também podem ser tomadas para melhorar ainda mais a qualidade de produção do RH e de outros departamentos da empresa, que é o desenho e melhoria de processos, que por sua vez, engloba etapas comerciais, estratégicas e planejamentos ligados à logística da companhia.

Automaticamente, quando estamos falando sobre automatização no ambiente de trabalho, estamos nos referindo também ao modo em que os funcionários realizam as atividades.

Em outras palavras, trata-se do nível de produtividade da equipe, afinal, é necessário que o quadro de funcionários esteja engajado com os objetivos da empresa e logo, o gestor perceberá que outras atividades ficaram mais fáceis de fazer, como a emissão de nota fiscal por meio de um programa de gestão empresarial nfse.

Dependendo da rotina da pessoa, é quase inevitável ficar cansado com as atividades que são executadas, isso porque parte dos processos comuns do trabalho não passaram por alguma forma de otimização. Com isso, uma grande parcela das pessoas opta por uma rotina automatizada para facilitar o dia a dia.

Uma assessoria contábil, é um grande exemplo da aplicação da automatização das tarefas pelo simples fato de já estar habituada com as principais tecnologias ligadas ao mercado de trabalho.

O tempo, que é o fator que mais está ligado com o ato de automatizar algo, merece ser destacado, afinal, é preciso ter toda a atenção para aquilo que é prioridade para empresa, seja um atendimento ou um processo operacional. Tudo isso demanda tempo, ou seja, automatizar é sempre uma opção viável para todas as empresas.

Uma forma de começar o processo de otimização do quadro de funcionários é disponibilizar cursos de desenvolvimento. Com isso, a sua organização tende a ficar mais engajada com o objetivo de tornar a companhia melhor a cada dia.

No geral, o gestor responsável tem uma gama de opções para melhorar a qualidade da empresa, a contratação de uma contabilidade especializada em TI, por exemplo, é uma alternativa para que o responsável direto da companhia tenha acesso, por meio de planilhas, sobre o desenvolvimento do seu negócio.

De acordo com o tempo que for ganho, é interessante considerar mais qualidade no produto, ou serviço que é vendido. Em outros ambientes, fica ainda mais notável que com a tecnologia os processos se tornam fáceis. Por exemplo, uma automação de escritório é extremamente viável para que os profissionais consigam lidar melhor com as pendências.

Quando se trata do setor de RH, as tarefas tendem a ficarem ainda mais intensificadas, pois a coleta de informações para fechar a folha de pagamento, por exemplo, faz com que os profissionais de RH aumentem a produtividade para coletar as informações necessárias.

Nessa área, é comum que benefícios e convênios sejam coletados junto a seus prestadores de serviços (instituições financeiras, farmácias, cartões de benefícios, academias, planos de saúde e odontológicos), de forma que podem ser acessados por plataformas dedicadas ou recebidas por e-mail.

Contudo, os processos que são feitos no RH variam de empresa para empresa. Ao realizar o mapeamento de como o trabalho é realizado, é possível observar que as atividades poderiam ser automatizadas.

Na gestação do seu negócio, é sempre possível melhorar alguns pontos na empresa, e nesse contexto, a automatização deve ser considerada nos primeiros planos de melhoria.

Nesse momento, em certos casos, também deve ser estudado a possibilidade de ter uma assessoria em folha de pagamento, para que as questões financeiras sejam otimizadas.

Por outro lado, não se deve esquecer as responsabilidades da companhia com o governo, portanto, considere ter uma consultoria fiscal e tributária para lidar melhor com essas questões.

Com a tecnologia cada vez mais presente, os gestores podem optar por ter um sistema de gestão para que a rotina da empresa consiga ser administrada de forma autônoma pela ferramenta.

Obter um sistema dedicado para questões administrativas da empresa é uma maneira de otimizar o trabalho realizado, isso porque eles estão prontos para lidar com qualquer imprevisto, de acordo com as regras e diretrizes pré-estabelecidas pela empresa parceira e seus conveniados.

Após ter entendido como a automatização tem impacto nas operações de uma empresa, é necessário compreender o significado de automatizar, para reforçar a utilidade de aprimorar as atividades realizadas em um RH.

O que é automatizar?

Automatizar processos envolve uma determinada rotina em que, será desenvolvida estratégias para transformá-la mais produtiva e eficiente por meio da tecnologia.

Atualmente, as empresas podem contar com o eSocial e departamento pessoal que, nada mais é que um sistema disponibilizado pelo governo para que todas as informações dos colaboradores da empresa estejam contidas em um só lugar.

Otimizando a forma de trabalhar no RH, por exemplo, tornam os erros mais fáceis de evitar em processos que são feitos manualmente. Com a tecnologia, é possível facilitar ainda mais as atividades realizadas no setor de RH com a ajuda de softwares dedicados à gestão dos colaboradores da empresa.

Até então, já conseguimos compreender qual a importância de otimizar as tarefas dentro de um RH, porém, os benefícios da otimização vão muito além da economia de tempo. Conheça agora as principais vantagens que a automatização pode oferecer:

Redução de custos

Ao otimizar as atividades feitas dentro da empresa, automaticamente você estará evitando possíveis erros, logo, eventuais prejuízos não irão acontecer e, consequentemente, parte do lucro obtido será destinado para outras finalidades e não para resolver problemas.

Inicialmente, ao realizar as automatizações do setor do RH, o mapeamento também trará ao gestor responsável as ineficiências e desperdícios de materiais ou de mão de obra, o que irá permitir que melhorias sejam feitas para garantir uma qualidade melhor na operação.

Segurança para os dados da empresa

Ao adotar as automatizações necessárias para o setor, com a ajuda da tecnologia, as informações do seu negócio estarão reunidas em softwares que garantem a segurança e, obviamente, evitam perdas de dados.

Equipe mais eficiente

Ao contar com a ajuda de uma tecnologia dedicada para automatizar os processos administrativos da empresa, os funcionários estarão com mais tempo para realizar outras atividades que também são consideradas importantes, e com isso, os colaboradores estarão mais produtivos.

As tarefas repetitivas devem ser as primeiras a serem otimizadas, porque será através delas que a automatização será aplicada com o auxílio de softwares.

Desenvolvimento dos funcionários

O fato de ter um programa para realizar tarefas das quais antes eram manualmente feitas, de certa forma, colabora para que a equipe fique menos sobrecarrega na rotina do trabalho. Logo, os profissionais de RH terão mais tempo para desenvolver novas formas de trabalhar.

Na economia de tempo, os funcionários têm a liberdade de dedicar para si mesmos, e desenvolver suas habilidades por meio de novos cursos.

Elaboração de estratégias

Ao ter mais tempo para lidar com outras questões da empresa, os funcionários que trabalham no setor de RH terão mais liberdade para desenvolver novas estratégias que podem ser úteis no dia a dia do trabalho. Portanto, a automatização favorece o crescimento da empresa de diversas formas, tudo isso através da economia de tempo.

Otimização de tempo

Com as atividades sendo feitas por meio de um software dedicado, os responsáveis da empresa passam a ter mais tempo para lidar com atividades que também são prioridades. Dessa forma, fica ainda mais fácil traçar estratégias que estejam ligadas diretamente no crescimento da companhia.

Padrão de qualidade nas tarefas

Contando com um programa para lidar com algumas tarefas do RH, é possível garantir que todas as atividades dentro do setor sejam padronizadas e realizadas da mesma maneira. Ter uma padronização nas operações de qualquer setor da empresa, se torna uma grande maneira de evitar possíveis erros. Contudo, as vantagens de ter um padrão são:

? Autoridade sobre as operações;

? Reconhecimento por parte de outros setores;

? Um diferencial diante da concorrência;

? Menos tempo de espera na resolução dos problemas.

Ao contrário do que muitos pensam, automatizar certas operações não é uma maneira de tomar o lugar de um funcionário, e sim, uma forma de melhorar o tempo do colaborador e dedicá-lo para outras questões que também merecem atenção.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.