A Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial do Maranhão (COGEX) está realizando inspeção nos cartórios do 1º e 2º Ofício de Pinheiro, cidade da Baixada Maranhense situada a 90 km de São Luís. No primeiro dia de trabalho, foi constatado o tamanho do desafio para garantir que os serviços sejam aprimorados para a população. A inspeção segue calendário anual de inspeções instituído pelo corregedor-geral do foro extrajudicial, desembargador José Jorge Figueiredo dos Anjos, visando aprimorar a atividade cartorária.

Os trabalhos foram iniciados na tarde dessa segunda-feira (17/2), sob a coordenação do juiz Bruno Pinheiro, tendo como foco verificar aspectos como estrutura física, atendimento, gestão documental, segurança de dados e prática dos atos nas diversas competências e organização dos livros de registros e alimentação de sistemas de informação. A inspeção em Pinheiro segue até esta quarta-feira (19).

O magistrado lembrou que a inspeção é fundamental para assegurar que os serviços extrajudiciais sejam prestados com qualidade, eficiência e dentro das normas estabelecidas pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e pela Corregedoria Extrajudicial. Ele destaca que a atividade também contribui para identificação de boas práticas que podem ser replicadas em outras serventias, contribuindo para a melhoria contínua dos serviços notariais e registrais no estado.

“Trata-se de uma ação de fiscalização e orientação, cujo objetivo principal é garantir que a população tenha acesso a um atendimento adequado, seguro e transparente, além de identificar possíveis irregularidades que precisam ser corrigidas. O grande desafio consiste na padronização e modernização dos procedimentos cartorários, garantindo que todas as unidades sigam um mesmo padrão de qualidade e eficiência no atendimento ao público”, disse Bruno Pinheiro.

Um levantamento inicial aponta que a situação é mais complicada no 2º Ofício, serventia com competência para atos de registro civil de pessoas naturais, registro de títulos e documentos e pessoas jurídicas e notas, onde foram encontrados problemas em todas essas atribuições. Já no 1º Ofício, que tem competência para imóveis e protesto, o acervo se encontra mais organizado, sendo constatado, em princípio, a necessidade de virtualizar os registros e inseri-los no sistema do Operador Nacional do Serviço Eletrônico de Imóveis.

SITUAÇÃO ATUAL DO CARTÓRIO DO 2º OFÍCIO

O 2º Ofício encontra-se sob intervenção desde o mês de dezembro, após o afastamento do titular e de sua substituta, em razão de inspeção anterior, quando foram constatados diversos problemas na prestação do serviço. Naquela ocasião, uma equipe da Corregedoria detectou atos lavrados em contrariedade à legislação, inexistência de livros, acervo desorganizado, ausência de termos de casamento ou de selos nestes documentos, averbações sem assinatura, diversos atos sem assinatura e até anotações a lápis nos registros.

Ainda sobre a realidade do cartório, foi constatado que o prédio entregue pelo titular e sua substituta, em dezembro, é pequeno e abafado, tornando-se um espaço inadequado à boa prestação do serviço. O mobiliário não atende a critérios mínimos de ergonomia e padronização, muitos apresentam características de deterioração e são inadequados para o uso. Faltam informações e verifica-se demora para o atendimento no local, com parte do público tendo que aguardar em uma varanda externa, sem climatização.

No fundo do quintal, em um pequeno quarto que era chamado de arquivo, em condições insalubres e inapropriadas, foram encontrados diversos documentos amontoados sem a devida organização, divididos em sacolas plásticas ou envelopes. Também foram encontradas dezenas de pastas com documentos não catalogados, grande parte do material espalhado pelo chão, sem atender a qualquer critério de seleção e organização.

PROVIDÊNCIAS E MEDIDAS DE APRIMORAMENTO

Além da recente decisão de afastamento do titular, o trabalho atual vai subsidiar um relatório com anotações da situação constatada, que seguirá para providências do corregedor-geral do foro extrajudicial. O diretor da COGEX, Osman Bacellar Neto, que faz parte da equipe de inspeção, classificou a situação como desafiadora, mas ressaltou que a interventora, delegatária Nathalia Larissa e sua equipe têm condições de adotar as medidas urgentes de melhorias para reverter o quadro apresentado.

“Nossos técnicos já analisaram diversos aspectos e constataram que a situação encontrada nas três áreas de competência do cartório necessita urgentemente de melhorias. Com a intervenção, determinada em dezembro do ano passado, a COGEX buscou estancar as desconformidades já identificadas em fiscalização anterior e iniciar uma etapa de transição, em um novo espaço físico, que possibilitará avanços mediante um trabalho planejado”, afirmou.

O desafio de organizar o serviço em conformidade com as normas que regem a atividade cartorária foi assumido pela delegatária Nathalia Larissa Leite de Melo Campos, que é titular do Cartório do Ofício Único de Palmeirândia e está atuando como interventora no 2º Ofício. Além do novo endereço, ela e sua equipe também assumem o desafio de melhorar o atendimento no balcão, colocar em ordem em todo acervo existente na serventia e sanar os demais problemas encontrados.

Uma das primeiras medidas adotadas pela interventora foi de garantir o atendimento de quem busca os serviços na serventia, que passará a funcionar em novo endereço. Isso porque antes era distribuído um número limitado de cerca senhas por dia, para cada tipo de serviço, o que gerava filas ainda durante a madrugada. Com a intervenção, essa realidade já mudou e o atendimento passou a contemplar todas as pessoas que buscam o serviço diariamente. Outra situação já resolvida são os pedidos de segunda via de certidões via sistema CRC, que segundo a interventora apresentava um acúmulo de cerca de 300 documentos.