“Posso dizer que ganhei muito em qualidade de vida”. Essa é a afirmação do técnico judiciário Luiz Eduardo, servidor que atua no grupo de correspondência da Secretaria Judicial Única Digital das Varas Cíveis de São Luís (Sejud Cível), Unidade que atende as 16 varas cíveis no Fórum Desembargador Sarney Costa. Instalada como um modelo de secretaria única, executa os mais diversos atos proferidos pelos juízes em suas varas, o que proporciona melhor execução das tarefas e resulta na alta produtividade.

Implantada em 13 de julho, a Sejud Cível possuí um espaço físico amplo, com moderna estrutura mobiliária e de informática à disposição de 62 servidores, distribuídos em 4 grupos de trabalho, que realizam tarefas específicas em suas áreas. A maior racionalidade empregada no modelo, reflete nos resultados de forma positiva. Até a última sexta-feira (20/11) já haviam sido executadas mais de 450 mil tarefas na nova Unidade.

Luiz Eduardo acredita que o modelo é uma inovação que veio para ficar, pois garante a execução dos serviços com base em metodologia de trabalho, o que, segundo ele, gera satisfação e bons resultados. “Acho uma inovação do Judiciário, comparado ao modelo tradicional e percebo que a tendência é melhorar. Aqui há uma boa estrutura e uma metodologia de trabalho que confere mais agilidade e também nos motiva”, afirmou.

O servidor lembrou que o ambiente de trabalho é muito bom, ressaltando que nada acontece sem uma motivação e que nenhuma tarefa é realizada de forma aleatória. A SEJUD CÍVEL tem sua metodologia de trabalho pautada em cartilhas que orientam os fluxos de trabalhos e os procedimentos a serem adotadas em cada caso, sendo de fácil compreensão. Além disso, todos os servidores foram devidamente capacitados antes da implantação.

Claudine Matos, que é técnica judiciária, falou sobre o atendimento prestado ao público, destacando que a quase totalidade se dá em relação à expedição de alvará e é direcionado para advogados. Além disso, há o atendimento remoto, realizado por e-mail e aplicativo de mensagens. “Os processos são virtuais e a movimentação é célere, isso reflete na diminuição de fluxo no balcão apenas para pedir o andamento processual. Hoje, o atendimento é mais para expedição de alvará”, esclarece.

Se por um lado a iniciativa vem conferindo mais eficiência e celeridade na tramitação processual, por outro ela não veio para decretar o fim das secretarias das varas cíveis. A técnica judiciária, que também atua no grupo de análise e deliberação, disse que a SEJUD CÍVEL absorveu apenas parte dos trabalhos das secretarias e que estas continuam realizando atividades específicas em suporte ao juiz de cada uma das unidades cíveis, a exemplo de casos que envolvem decisões saneadoras e de urgência e sentença.

“Eu vejo como muito positiva essa implantação. Um exemplo, dentro do meu grupo de trabalho, é que, no início, encontramos ‘caixa’ do Sistema PJe com até 700 processos para análise e providências. Hoje, esse número gira me torno de 100 processos. A prestação jurisdicional melhorou significativamente e nós percebemos isso nos próprios depoimentos das partes e advogados atendidos por nós”, avalia Claudine Matos.

MOTIVAÇÃO, SATISFAÇÃO E RESULTADOS

O resultado do trabalho realizado em equipe vai além da satisfação pessoal daqueles que fazem a SEJUD CÍVEL. As 450 mil tarefas executadas em cinco meses são resultado do esforço de 62 servidores atuando diariamente na Unidade. Divididos em quatro grupos de trabalho, cada um com uma metodologia específica, eles realizam atos como cumprimento de ordens judiciais; expedição de intimações, citações e cartas precatórias; expedição de mandados e correspondências; distribuição de processos; arquivamento; controle de processos com prazo; preparo de processo para conclusão.

O secretário judicial Especial da SEJUD CÍVEL, Toni Ramos, afirma que para atingir resultados positivos, além da aplicação de metodologia diferenciada, tem dado ênfase à valorização dos servidores. “Aqui, os resultados positivos estão vinculados à gestão de pessoas. Nós identificamos a necessidade de melhoria nos processos de trabalho, mas também focamos no bem-estar dos servidores. O resultado é a avaliação positiva que recebemos do nosso público”, pontua.

Toni explicou que todos são estimulados diariamente e que as lacunas são preenchidas com oferta de qualificação voltada para as necessidades do trabalho desenvolvido na Unidade. Ele menciona que já está na programação um curso de Processo Civil e a implantação de ginástica laboral. O secretário destaca as ações motivacionais também chegam aos servidores que estão trabalhando de forma remota, em razão da pandemia da Covid-19.

“Maior desafio é manter um padrão de trabalho e a satisfação. Por isso, desenvolvemos um forte trabalho de motivação de equipe e buscamos identificar as necessidades e entender melhor o outro. Temos momentos para compartilhar experiências e estamos implantando também um modelo de meritocracia e compensação. Por essa razão, estamos trabalhando na equiparação técnica dos servidores, garantindo a todos condições iguais de trabalho, pois identificamos essa necessidade quando assumimos”, pontua Ramos.

Desde que foi implantada, a produtividade vem se mostrando, em média, cerca de 18% maior a cada mês, considerando o fechamento de outubro. Mesmo diante da necessidade de afastamentos, alguns ocasionados pela pandemia, tem sido possível assegurar a boa produtividade. O secretário avalia que após a pandemia, com o fim do isolamento de alguns servidores e com todo o grupo atuando, será possível melhorar ainda mais os resultados.

A Unidade está atuando com foco na meta de otimizar o tempo de entrega da prestação jurisdicional à sociedade. O tempo de execução das tarefas já diminuiu consideravelmente em relação ao modelo tradicional e o objetivo é reduzir, dos atuais 15 dias, para até 2 dias úteis o tempo máximo de entrega de cada tarefa realizada na SEJUD CÍVEL.

GANHO SOCIAL

Para o coordenador de Planejamento Estratégico da Corregedoria, juiz José Nilo Ribeiro, que também atua na coordenação da SEJUD Cível, a iniciativa vai além dos resultados positivos para o Judiciário estadual. Nilo disse que a verdadeira justiça só pode ser realizada quando alcança o seu propósito maior, que é de servir a sociedade em sua plenitude.

“Não são apenas milhares de ações, mas vidas de pessoas que, muitas vezes, dependem de uma solução judicial para que possam retornar à normalidade e prosseguir. Por isso, não podemos nos acomodar diante do atual quadro e precisamos continuar inovando, buscando soluções modernas para dar uma resposta efetiva aos cidadãos”, ressaltou.