Por meio de Projeto de Lei, o Tribunal de Justiça do Maranhão (TJMA) propôs a criação da Corregedoria do Serviço Extrajudicial, órgão de planejamento, supervisão, coordenação, orientação, controle e fiscalização dos serviços extrajudiciais do Maranhão, tendo como sede a capital do Estado. O projeto foi aprovado pelo Órgão Especial do TJMA (22/5) e pela Assembleia Legislativa do Maranhão (4/6). 

A exemplo do sistema adotado por estados como Piauí e Santa Catarina, a criação da Corregedoria do Serviço Extrajudicial objetiva garantir estrutura exclusiva voltada ao monitoramento e controle das atividades dos serviços notariais e de registro executados pelas 285 serventias extrajudiciais (cartórios) da capital e do interior do estado.

Os serviços notariais e de registros, também chamados de serventias extrajudiciais, cartórios extrajudiciais ou simplesmente “cartórios”, são disciplinados no art. 236 da Constituição Federal e na lei 8.935/95 – Lei de Notários e Registradores (LNR), responsáveis por prestar à população serviços de Registro Civil de Pessoas Naturais; Registro Civil de Pessoas Jurídicas; Registro de Títulos e Documentos; Registro de Imóveis; Tabelionato de Protestos; Tabelionato de Notas; Tabelionatos e Registros de Contratos Marítimos e Registro de Distribuição. 

Anteriormente, as atribuições de controle e monitoramento dos cartórios extrajudiciais do Maranhão funcionavam cumulativamente com as atividades da área judicial pela Corregedoria Geral da Justiça (CGJ/MA), por meio da Coordenadoria das Serventias Extrajudiciais.

Entre as atividades, a equipe do setor, formada por um juiz auxiliar e cerca de 10 servidores e servidoras, executava atividades como inspeções, fiscalização e orientação de todos os cartórios da capital e interior; análise de processos; cumprimento de decisões da Corregedoria e metas do CNJ; acompanhamento do projeto Casamentos Comunitários e demais atribuições administrativas. 

De acordo com relatório da Coordenadoria, no período de maio de 2022 a abril de 2024 foram distribuídos cerca de 4.500 processos administrativos ao setor; e realizadas 163 inspeções extraordinárias em serventias extrajudiciais do Estado. Durante as inspeções, a equipe verifica a conformidade das condições estruturais da serventia; utilização dos sistemas obrigatórios; funcionamento; fiscal e financeiro; postos de registro e unidades interligadas, bem como o exame de Livros, atos e documentos das atribuições de Protesto de Títulos, Tabelionato de Notas, Registro Civil de Pessoas Naturais, Registro Civil de Pessoas Jurídicas, Registro de Títulos e Documentos e Registro de Imóveis.

Por meio da Resolução Nº 26/2024, ficou estabelecida ainda a obrigação de “realizar inspeção-geral ordinária anual, sem prejuízo das extraordinárias, diretamente ou por seus(uas) juízes(as) auxiliares, em, pelo menos, 1/3 (um terço) das serventias extrajudiciais”, reduzindo de quatro para três anos o prazo para realização de inspeção ordinária em 100% das serventias extrajudiciais do Estado.

MELHORIA DOS SERVIÇOS EXTRAJUDICIAIS

O Projeto de Lei de criação da Corregedoria do Serviço Extrajudicial recebe o apoio dos órgãos representativos dos notários e registradores –  Associação dos Notários e Registradores do Maranhão (ANOREG/MA), Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Maranhão (ARPEN/MA), Instituto de Estudos de Protesto de Títulos do Brasil – Seção Maranhão (IEPTB/MA), Associação dos Titulares de Cartório do Maranhão (ATC/MA), Colégio Notarial do Brasil – Seção Maranhão (CNB/MA), Instituto de Registro de Títulos e Documentos e Civil de Pessoas Jurídicas do Estado do Maranhão (IRTDPJ/MA), avaliando que implicará em benefícios em justiça social, combate ao sub-registro, regularização urbana e fundiária para população maranhense. 

O presidente da Associação dos Notários e Registradores do Maranhão (ANOREG/MA), Devanir Garcia, avalia que a criação da Corregedoria especializada representará avanço e modernização do serviço extrajudicial no estado, possibilitando maior autonomia administrativa, melhor acompanhamento das serventias por uma equipe permanente, além de contribuir para que os cartórios possam receber novas demandas de serviços que anteriormente somente eram resolvidas na via judicial, a exemplo da resolução de inventários, que os cartórios do Maranhão já realizamos prazo de dias ou semanas. “A experiência positiva de outros estados demonstra que quem ganhará com a mudança é o serviço que será oferecido à população”, pontua. 

“A Corregedoria do Extrajudicial irá garantir a qualidade e eficiência dos nossos serviços, proporcionando maior agilidade na resolução das demandas, fortalecimento da autonomia do foro extrajudicial, melhoria na qualidade dos serviços e acima de tudo, maior transparência para os cidadãos maranhenses”, avalia a presidente da Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Maranhão (ARPEN/MA), Gabriela Caminha.

VIABILIDADE FINANCEIRA E ORÇAMENTÁRIA

Em parecer técnico, a Diretoria Financeira do TJMA concluiu que o  anteprojeto de lei atende aos requisitos e apresenta-se como viável do ponto de vista orçamentário, financeiro e fiscal, segundo as normas estabelecidas na Constituição Federal, Lei de Responsabilidade Fiscal e resoluções do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que estabelecem os limites para os gastos com pessoal ativo e inativo do Poder Judiciário.