A Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial do Maranhão (COGEX) instituiu o Plano de Gestão do Biênio 2026-2028. O documento tem como finalidade assegurar o aprimoramento dos serviços cartorários ofertados à população e está alicerçado em sete eixos estratégicos, que contemplam 22 ações estratégicas a serem executadas ao longo de dois anos.

Popularmente chamado de cartório, o serviço extrajudicial é uma atividade delegada pelo Poder Judiciário e desempenha uma função essencial na vida das pessoas. Nas serventias a cidadã e o cidadão encontram serviços como registros de imóveis, títulos e documentos e pessoas jurídicas e naturais, escritura, formalização de contratos, regularização imobiliária, protesto, divórcio, mudança de nome, reconhecimento de paternidade e autorização de viagem para menores.

Com foco nesses e outros serviços e em consonância com a Estratégia do Poder Judiciário do Maranhão é que a COGEX estabeleceu o seu plano de ação para o biênio. O documento foi elaborado considerando a nova dinâmica da administração pública, que direciona as ações à luz do planejamento de processos de trabalho e otimização de serviços. Também considera a missão, visão e valores institucionais, direcionados à fiscalização, modernização e aprimoramento da atividade extrajudicial e promoção da cidadania.

A atuação colaborativa que tem sido defendida pela corregedora-geral do Foro Extrajudicial, desembargadora Angela Salazar, deverá dar o tom na execução do Plano de Gestão 2026-2028. Essa visão de Governança Dialogada e Participativa é importante, porque o trabalho de diversas instituições impacta no Sistema Extrajudicial, exigindo diálogo permanente, utilização de mecanismos de escuta da sociedade e transparência dos atos praticados.

Como um dos pilares da melhoria dos serviços, o eixo Gestão do Conhecimento e a Integração Interinstitucional visa promover ações formativas e de cooperação com parceiros estratégicos no âmbito do Sistema Extrajudicial. Estimular a construção da memória coletiva gera impacto positivo na execução dos processos de trabalho e tem reflexos diretos nas entregas que a sociedade espera.

Qualificação que está alinhada à ações propostas no eixo Governança Tecnológica, por meio do qual a Corregedoria Extrajudicial pretende implementar mecanismos para aferir a maturidade digital das serventias, definir indicadores de desempenho, checar a conformidade e a regularidade dos serviços prestados. Ações relacionadas à modernização, automação dos serviços e migração do acervo físico para sistemas informatizados, alimentação de bases de dados, por exemplo, estão elencadas entre aquelas que serão estimuladas e acompanhadas pela COGEX.

Outro pilar de trabalho é a Gestão Orçamentária e Financeira, que prevê o fortalecimento de mecanismos para execução orçamentária e financeira, incentivando a gestão eficiente dos recursos disponíveis. Na busca pela realização da missão institucional, a COGEX vai priorizar a observância de processos mais eficientes, otimizando processos e maximizando o alcance das iniciativas previstas para o biênio.

PROMOÇÃO DA CIDADANIA COMO PRIORIDADE

Ações voltadas para a promoção da cidadania seguem como prioridade da Corregedoria Extrajudicial. Além do acesso amplo, humanizado e inclusivo aos serviços extrajudiciais e à documentação básica, as ações estratégicas também estão direcionadas à redução dos índices de sub-registro civil de nascimento e de óbito no Estado.

O registro civil é a porta de entrada para a cidadania e a respectiva certidão é indispensável para obter outros documentos e acessar direitos, políticas e serviços públicos. Nesse sentido, ações com foco no combate à falta de registro, obtenção e atualização de documentos estão previstas no eixo Erradicação do Sub-registro e Acesso à Documentação Básica.

Para qualificar as iniciativas, a COGEX pretende implementar uma sistemática de monitoramento dos índices de sub-registro civil de nascimento e de óbito, mediante levantamentos periódicos e análise de dados, identificando e priorizando intervenções nos municípios com maior déficit registral. Apesar da falta de registro de nascimento ter alcançado redução na série histórica (1,94%), a ausência da formalização do óbito, após prazo legal, alcança o índice de 24% e consiste em um desafio a ser enfrentado.

Em relação aos nascimentos, a estratégia é fortalecer a atuação das unidades interligadas de registro civil de nascimento já em funcionamento e promover a expansão do serviço para municípios que ainda não contam com a estrutura. Com previsão em lei federal e funcionamento dentro das maternidades, o serviço busca assegurar que a criança recém-nascida seja registrada antes da alta hospitalar.

Quanto ao sub-registro de óbitos, a COGEX vai estimular parcerias e instituir o Pacto Interinstitucional de Enfrentamento ao Sub-registro de Óbitos no Maranhão, fomentando ações que visem ao aprimoramento do sistema

O eixo Acesso à Justiça e Inclusão Social vai priorizar ações em regiões mais críticas com o atendimento direto a grupos em situação de vulnerabilidade social, incluindo a realização de edições do projeto Casamentos Comunitários em todo o Estado, como meio de formalizar a relação entre casais. Também estão previstas a mobilização de campanhas e ações para a promoção de informações sobre direitos e serviços cartorários disponíveis à população.

A Corregedoria Extrajudicial dará seguimento aos mutirões para atender quem já possui registro de nascimento e casamento, mas precisa atualizar a certidão, além de estimular a busca direta nos cartórios. Os mutirões serão realizados por iniciativa do órgão ou em parceria com outras instituições, tendo como foco de atuação regiões em que as pessoas enfrentam mais dificuldade de acessar serviços públicos.

FISCALIZAÇÃO APRIMORADA

A fiscalização é um dos mecanismos mais eficientes de acompanhamento da atividade extrajudicial, atribuição que compete à Corregedoria Extrajudicial e às varas com competência de registro públicos em cada comarca. No âmbito da COGEX, são realizadas inspeções ordinárias, que seguem um calendário anual e contempla, pelo menos, 25% das serventias, o que representa algo em torno de 70 cartórios, além de inspeções extraordinárias, realizadas quando o órgão toma conhecimento de eventual atuação em desconformidade com as normas.

Já no caso das varas de registros públicos, a inspeção compete à juíza ou ao juiz da comarca, que recebe o nome de corregedor permanente. Nesse caso, a fiscalização deve ser realizada regularmente uma vez ao ano, bem como no prazo de até 10 dias após a entrada em exercício da magistrada ou magistrado na respectiva comarca.

Com base no Plano de Gestão 2026-2028 proposto, a COGEX pretende consolidar a Fiscalização Estratégica e Qualitativa dos Serviços Extrajudiciais, eixo de trabalho baseado em um modelo estruturado e padronizado de inspeção e visitas técnicas nas serventias extrajudiciais. A proposta é trabalhar com foco na identificação de inconsistências, orientação para resultados, fomento do intercâmbio de boas práticas e fortalecimento da qualidade dos serviços.