O serviço extrajudicial é composto por uma rede de cartórios presentes em quase todo o Estado e com competência para realizar as mais diversas atividades, que garantem acesso a direitos, ao exercício da cidadania e a segurança jurídica aos atos praticados entre as partes. Além disso, a atividade atualmente tem servido como via paralela à resolução de conflitos, contribuindo para desafogar o Poder Judiciário ao receber e solucionar demandas consideradas de menor complexidade ou que podem ser delegadas.

No Maranhão, a Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial (COGEX), criada em junho de 2024, é o órgão responsável por fiscalizar, orientar e promover o aprimoramento dos serviços cartorários ofertados à população. Essas atribuições são desempenhadas por meio das inspeções – que são definidas em calendário anual e cumpridas pela equipe de profissionais do órgão –, acompanhamento dos sistemas informatizados e apuração de denúncias e reclamações.

As inspeções constituem a principal atividade de fiscalização, e são realizadas verificando presencialmente, dentre outros aspectos, anotações em livros, alimentação de sistemas, manutenção do acervo, estrutura física, atendimento, acessibilidade, segurança de dados, regularidade fiscal e trabalhista dos colaboradores contratados. Além do acompanhamento permanente da atividade, a COGEX cumpriu um cronograma com 89 inspeções em cartórios maranhenses no ano de 2024. Para este ano, estão previstas, pelo menos, outras 79 inspeções ordinárias até o mês de dezembro.

O calendário de inspeções ordinárias presenciais é elaborado e executado em conformidade com o Código de Normas do órgão, que estabelece regras de alternância para que todos os cartórios maranhenses tenham seus serviços acompanhados pela COGEX. As serventias extrajudiciais passam, ainda, por fiscalização de juízas e juízes corregedores permanentes em cada comarca, que devem realizar a inspeção ordinária, pelo menos, uma vez ao ano. 

A inspeção também ocorre, obrigatoriamente e de forma extraordinária, no prazo de até dez dias, toda vez que a magistrada ou magistrado entra em exercício em uma nova unidade judicial. Ao final dos trabalhos, é elaborado um relatório que detalha a situação encontrada, destacando aspectos positivos, oportunidades de melhorias e até a necessidade da adoção de alguma medida frente a eventual irregularidade detectada.

Além das inspeções presenciais, a Corregedoria Extrajudicial acompanha, mediante sistemas informatizados, o funcionamento dos serviços e o cumprimento das obrigações estabelecidas no ordenamento jurídico vigente. Na oportunidade, são acompanhadas as atividades realizadas, assim como as pendências, nos sistemas de notas, registro civil de pessoas naturais, imóveis e outras competências, além da regular prestação de contas de cartórios que possuem interinidade.

Outra forma que a COGEX tem de acompanhar a atividade cartorária é a partir de denúncias e reclamações feitas em razão de eventual desconformidade na prestação do serviço. Nestes casos, a cidadã ou cidadão pode buscar a Corregedoria Extrajudicial presencialmente ou, ainda, por e-mail (coprocessos_cogex@tjma.jus.br) e pelo WhatsApp (98 98451-6032). Quem possui acesso ao sistema PJeCor, também pode abrir o procedimento pela plataforma.