Produzir mais, em menor tempo e de forma eficiente e com diminuição de custos. Essas questões sempre permeiam o ambiente de trabalho. Mesmo com a busca por soluções, alguns elementos na rotina de atividades podem dificultar nossa performance. Um exemplo é o uso das redes sociais de forma desmedida. No Brasil, a população é a terceira do mundo que mais usa essas ferramentas, com 3h42min ao todo, segundo dados da plataforma CupomVálido. O país fica atrás das Filipinas, em primeiro lugar com 4 horas e 15 minutos, e da Colômbia, segunda colocada, com 3 horas e 45 minutos. 
 
Segundo o especialista em Inovação, Criatividade e Excelência Operacional Marco Santos, da empresa Marco Santos Pro, a rotina de trabalho de cada colaborador pode estar impregnada de maus hábitos, que desembocam em baixa produtividade. “Diversas ferramentas, como celulares, são importantes para as atividades diárias. Porém, quando utilizadas de forma não planejada, se tornam ‘ladrões’ de tempo. É importante despertar a consciência para o que não agrega valor para a sua vida e das pessoas que se relacionam com você, e a partir daí, estabelecer planos de ação para atacar esses pontos”, comenta. 

Abaixo, o especialista aponta oito passos para melhorar a produtividade dentro da rotina de trabalho. Confira: 

1 – Saiba que a mudança é necessária 

O primeiro passo é assumir que mudar é preciso e que se manter nas velhas rotinas não ajuda a melhorar a sua produtividade. Caso contrário, segundo o especialista, não há mágicas ou truques que sejam duradouros. “Existem inúmeros aplicativos que te auxiliam das mais diversas formas para se tornar mais produtivo. Mas, se não houver disciplina e comprometimento, logo esses artifícios serão abandonados”, explica. 

2 – Busque aperfeiçoamento

Após entender a necessidade de ser mais produtivo, a busca por aperfeiçoamento profissional constitui na base para uma transformação embasada em aspectos técnicos e científicos. Isso ajuda a acelerar o aprendizado. Alguns cursos rápidos podem ajudar o profissional a atingir esse objetivo. Um exemplo é o wordkshop gratuito online Produtividade Exponencial, da Marco Santos Pro. O curso, composto por três aulas, de cerca de 15 minutos de duração, é focado em melhoria de produtividade de trabalhadores e possibilita que a pessoa possa utilizar o aprendizado entre um dia e outro de aula. As aulas mostram a importância da mudança de mentalidade e de como é essencial progredir nesse aperfeiçoamento de forma gradual e constante para atingir resultados. 

3 – Tenha paciência 

A melhoria na produtividade não acontece de uma hora para outra. É necessário entender que a mudança demanda tempo. Segundo Santos, conforme existe compromisso e regularidade com as transformações, os benefícios se destacam e as pessoas vão obter cada vez mais prazer e retorno. 

4 – Derrube o mito da multitarefa 

Fazer muitas atividades ao mesmo tempo é algo comum. Porém, isso gera falta de foco na rotina diária. Como consequência, a produtividade pode cair. “Tendemos a pensar que fazer mais coisas ao mesmo tempo é ser mais eficiente. Isso faz com que seu foco fique disperso, o risco de errar é maior e não se termina bem nem uma coisa nem outra”, afirma Santos. 

5 – Delegue tarefas 

Ao invés de abraçar o mundo e fazer várias coisas ao mesmo tempo, na mesma linha de não ser multitarefa, o profissional pode delegar funções a outras pessoas. “Além de ajudá-las a se desenvolver, você ganha tempo para fazer outras atividades. Porém, não esqueça de acompanhar o status das atividades delegadas, pois, apesar de não estar sob sua execução, ainda são de sua responsabilidade. A palavra é ‘delegar’ e não ‘delargar’”, pondera Santos. 

6 – Faça intervalos entre as atividades 

Se já temos nossa hora de almoço, café da manhã e lanche no trabalho, coloque mais algumas pequenas pausas entre uma atividade e outra. Delimite um tempo de, por exemplo, 25 minutos, no qual você e ficará mais focados em uma tarefa e, depois disso, faça uma pausa de cinco minutos para refrescar as ideias. “Nesses 25 minutos, desabilite notificações dos celulares e da internet, afaste o aparelho de você e avise às pessoas próximas que não pode ser interrompido. Cada vez que você para uma tarefa, existe um tempo enorme até que consiga voltar a concentração de fato no que estava fazendo”, explica Santos. 

7 – Dificulte seu acesso às redes sociais 

Da mesma forma as redes sociais podem ajudar no trabalho, é possível que atrapalhem nosso desempenho. atrapalhar e nos levar a ficar vários minutos concentrado em algo fora das atividades. O especialista indica que é possível tornar o acesso a esses aplicativos e sites mais difícil. Uma opção é remover sites das abas de favoritos do navegador ou colocar os apps dentro de outras pastas de difícil acesso. 

8 – Planeje o dia seguinte 

Ao final de um dia de trabalho, pegue papel e caneta e pense nas tarefas que você não terminou ou as que virão para frente e organize o próximo dia de trabalho. Conforme explica Santos, isso vai tornar claro o que é realmente importante a ser feito, e aquilo que não agrega valor para você será deixado de lado. Esse é um bom momento para a priorização das tarefas importantes. 

Sobre a Marco Santos Pro  

Marco Santos Pro é uma marca criada pelo especialista em Inovação e Excelência Operacional Marco Santos. O profissional tem experiência como consultor e facilitador de treinamentos, em apoio a organizações e pessoas na transformação do conhecimento em resultados práticos e sustentáveis. O especialista capacita pessoas por meio de treinamentos de inovação, criatividade, melhoria contínua de processos, métodos ágeis e liderança. Combina e desenvolve treinamentos para preparar pessoas e organizações a superar os desafios apresentados diariamente, estimulando a cooperação e criatividade.